- Champs d’application
- Processus
- Plan de personnel
- Mise en œuvre du plan de personnel
- Inspecteur des finances
- Soutien du SPF BOSA
Champs d’application
Les SPF et SPP
Processus
La planification des ressources humaines est un processus qui vise à fixer les besoins en personnel estimés nécessaires pour réaliser les objectifs de l’organisation et à définir et à mettre en œuvre la politique d’allocation des ressources humaines pour couvrir au mieux ces besoins.
La politique de planification des ressources humaines au sein de l’administration fédérale prévoit une trajectoire pluriannuelle sur les crédits de personnel et instaure un processus permettant d’éviter les dépassements de crédits.
Le cadre déterminé et décrit dans des circulaires met en œuvre :
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Un mécanisme de l’enveloppe de personnel : mécanisme de gestion généralisé qui permet au management d’assurer ses missions de manière souple, transparente et responsable dans un périmètre budgétaire clairement établi
- Un monitoring centralisé et régulier du risque de dépassement des crédits de personnel pour toute la fonction publique fédérale (y compris les OIP, les IPSS, les corps spéciaux) : basé sur des indicateurs de performance clairement définis et calculés sur base d’une méthodologie uniforme qui confronte les coûts de personnel avec les crédits de personnel sur un horizon de deux ans.
Une Task Force Monitoring de personnel est chargée de suivre l’évolution des dépenses et des crédits de personnel, d’établir et de valider la méthodologie en la matière, de fixer les enveloppes de personnel et de construire progressivement une jurisprudence sur la problématique. Elle coordonne et évalue les différents rapports de monitoring du risque produits et les communique pour information aux instances concernées notamment au Conseil des ministres, au collège des présidents des SPF et SPP, au chef de corps des inspecteurs des finances.
Plan de personnel
L’arrêté royal du 7/11/2000 (art. 5) prévoit que le plan de personnel est élaboré par le comité de direction et approuvé par le ministre compétent.
Depuis 2015, le nouveau contexte ne requiert plus une soumission annuelle du plan de personnel au contrôle des ministres du Budget et de la Fonction publique. Par contre, il vise à valoriser la responsabilité de chacun impliqué dans le processus. Le plan de personnel du SPF ou SPP évolue vers un outil de management stratégique qui:
- partant de la situation AS IS, définit et motive une estimation raisonnable du nombre d’ETP payés, ventilés par niveau/classe et par statut, qui sont nécessaires à la réalisation des missions attribuées à l’entité;
- expose les principes de base et les priorités qui encadrent la mise en œuvre du plan et l’affectation des moyens disponibles, conformément aux orientations données par le ministre compétent.
Le plan ainsi arrêté et validé par le ministre compétent ne contient pas une liste d’actions mais les lignes directrices et les priorités opérationnelles établies selon un classement décroissant, permettant au président de déployer les initiatives nécessaires pour combler les besoins conformément aux orientations du plan.
L’approbation du plan par le ministre compétent pour le service implique que le ministre et le management du service se sont alignés sur une limite en nombre et qualité de ressources à ne pas dépasser et sur des priorités de gestion à respecter.
Le plan de personnel ne requiert pas nécessairement d’évaluation budgétaire mais donne le périmètre optimal des ressources humaines dans lequel le président du service, en tant que responsable opérationnel, met en œuvre les objectifs dont il a la charge et assume ses responsabilités en autonomie en tenant compte de la réalité budgétaire. L’évaluation budgétaire est effectuée en continu dans le cadre de la mise en œuvre du plan de personnel détaillée au point 3.
Le plan approuvé conserve sa validité tant qu’il n’est pas remplacé par un nouveau plan de personnel. Il peut donc être établi pour une longue période.
Mise en œuvre du plan de personnel
Les décisions opérationnelles à prendre pour exécuter le plan et le contrôle sur leur faisabilité budgétaire relèvent de la responsabilité du responsable opérationnel (le Président ou son délégué), dans le respect des modalités du contrôle administratif et budgétaire (avis de l’inspecteur des finances).
L'enjeu pour le responsable opérationnel est que, à chaque fois qu'il est nécessaire de prendre des décisions structurelles pour pouvoir combler des besoins en personnel à long terme, il peut le faire de façon fluide et transparente en s’appuyant sur un processus qui lui permet d’identifier sa marge budgétaire et de l’utiliser au maximum tout en gérant le risque de dépassement en interne.
Les instruments qui soutiennent ce processus sont :
- l’enveloppe de personnel en tant que mécanisme de gestion et
- le monitoring des décisions opérationnelles. Ce monitoring est calculé sur base des résultats du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel détaillé ci-après.
L’enveloppe de personnel
Chaque entité fédérale, définie par ses missions et son périmètre opérationnel propre, dispose d’une enveloppe de personnel, fixée chaque année après le vote du budget et publiée dans une circulaire. Elle comprend l’ensemble des crédits de personnel destinés à financer les charges en cours et le financement de ressources nouvelles. Il appartient au responsable opérationnel d’utiliser ces moyens budgétaires pour réaliser les missions de l’entité et garantir la continuité du service pour autant qu’il ait vérifié que l’enveloppe puisse continuer à supporter l’ensemble des charges prévues.
Monitoring du risque (2 fois par an)
L’information décisionnelle fournie par le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel permet au gouvernement d’établir, pour chaque enveloppe de personnel, une prospective des risques de licenciement mis en rapport avec sa politique de réduction pluriannuelle des crédits de personnel.
Ce monitoring calcule en effet différents indicateurs de performance standards qui comparent les coûts de personnel avec l’enveloppe de personnel. Le plus complet et le plus fiable pour évaluer le risque est le KPI III puisqu’il intègre non seulement les coûts estimés de l’effectif existant mais aussi l’impact des événements structurels de recrutement, de départ et de promotion connus pour le futur et communiqués par le service RH. Vu l’objectif à couvrir, la méthodologie à la base vise à minimaliser le risque de sous-estimation du coût de personnel.
Le rapport de monitoring du risque est produit 2 fois par an par le Service Workforce planning du SPF BOSA pour chaque entité concernée. A cette fin, il exploite les données salariales de mai et de décembre de la DG PersoPoint et les enveloppes de personnel (budget initial, contrôle budgétaire) et leur évaluation de fin d’année communiquées par le Service assistance à l’élaboration du budget la politique.
Dès que contrôlé par le service RH concerné et validé par la Task Force Monitoring de personnel, il est disponible pour le responsable opérationnel et l’inspecteur des finances en vue de passer, au besoin, au monitoring des décisions opérationnelles.
Monitoring des décisions (en continu)
La marge KPI III peut être considérée comme minimale car elle ne tient compte que des charges et économies certaines et n’implique qu’une responsabilité limitée de gestion du risque de la part du service puisque ce KPI n’intègre ni la gestion du risque spécifique à chaque entité, ni le risque de non-utilisation des moyens budgétaires disponibles.
Il appartient au responsable opérationnel de mener sa propre gestion des risques et dans ce contexte ajuster et optimiser au maximum la marge KPI III sur la base des paramètres inhérents au service et qui n’ont pas été évalués dans la méthodologie sepp, celle-ci étant une méthodologie standard.
La marge disponible pour de nouvelles décisions opérationnelles et évaluée dans un KPI IV, intègre les ajustements de la marge KPI III ainsi que l’impact des décisions opérationnelles déjà approuvées par l’Inspecteur des finances dans un cycle précédent et qui, n’ayant pas encore le statut de maturité requis au moment du monitoring de risque, n’ont pas été reprises dans le calcul du KPI III.
En fonction de cette marge opérationnelle et sur base d’un processus interne d’identification et de suivi des besoins en personnel, le responsable opérationnel définit les nouvelles décisions opérationnelles qu'il juge nécessaires et prioritaires et évalue dans un KPI V leur conformité budgétaire.
Dans ce cadre et conformément à l’article 6 bis, §1, alinéa 1er de l’AR de 2.10.1937 il «… détermine quel emploi devenu vacant sera attribué et selon quelle procédure… » et soumet sa décision à l’avis préalable de l’inspecteur des Finances qui est en charge de contrôler la mise en œuvre du plan de personnel.
L’inspecteur des finances
L'inspecteur des finances dans son avis évalue la marge telle que modifiée et vérifie la conformité avec l’objectif du plan de personnel, l’opportunité et la faisabilité budgétaire pour l’année courante et l’année suivante des décisions opérationnelles proposées.
Seules les décisions opérationnelles préalablement approuvées par l'inspecteur des finances peuvent être mises en œuvre et constituent des emplois devenus vacants au sens de l’article 6bis, §1, alinéa 1er de l’AR de 2.10.1937 susmentionné.
Cet accord préalable de l’inspecteur des finances ne peut être confondu avec le visa sur la copie de l'arrêté ou la décision de nomination ou du contrat qui accompagne l'ordre de paiement du premier traitement en application de l'article 7 de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique. Cet article 7 a été supprimé depuis le 23 juillet 2007 en ce qui concerne les SPF, les SPP et les services qui en dépendent.
Le responsable opérationnel peut, en vue de se rapprocher de l’objectif repris dans le plan de personnel, à tout moment initier ce monitoring dès que de nouveaux éléments apparaissent.
L’utilisation en confiance de la marge KPI IV requiert à la base un processus de gestion des risques interne, mis en place en consensus avec l’inspecteur des finances, comprenant l’analyse et le contrôle continus des paramètres spécifiques pris en compte et un suivi des décisions opérationnelles approuvées et de leur état de mise en œuvre.
Soutien du SPF BOSA
Le SPF BOSA soutient et développe une politique de gestion des ressources humaines plus fluide et responsabilisée sous l’impulsion des Ministres du Budget et de la Fonction publique.
La Task Force Monitoring de personnel, qui réunit les représentants des Ministres du Budget et de la Fonction publique, le président et les responsables du SPF BOSA, est en charge de la mise en œuvre de cette politique. Ses experts sont activement impliqués dans la coordination, l’exécution et la validation des instruments de cette politique :
- les directives fonctionnelles et réglementaires
- le monitoring des ressources et le rapportage vers le Conseil des ministres
- l’information et la concertation avec les parties prenantes.
En outre, le SPF BOSA développe pour l’ensemble des services des outils pour faciliter le processus de planning et de monitoring des ressources humaines en concertation avec les acteurs de terrain.
Les services concernés peuvent s’adresser au team Workforce planning du SPF BOSA pour toute demande d’information ou de support sur cette problématique (tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be).