Travailler en bureau satellite

1. Définition

2. Pour qui?

3. Modalités pratiques

4. Droits et devoirs

5. Adhésion nouvelles organisations
 

1. Définition du travail en bureau satellite

Le travail en bureau satellite consiste à travailler dans un endroit autre que le lieu de travail habituel. Il peut s’agir d’un lieu de travail de votre propre organisation ou d’une organisation différente, mais qui se situe souvent dans une autre ville ou commune. Contrairement au télétravail, vous ne travaillez pas à domicile.

Le travail en bureau satellite peut représenter une bonne alternative à votre lieu de travail habituel ou au télétravail, par exemple :

  • lorsque vous ne disposez pas d’un espace de travail adéquat chez vous
  • lorsque vous avez des difficultés pour rejoindre votre lieu de travail
  • lorsque vous avez des rendez-vous ailleurs ou lorsque vous voulez vous réunir avec des collègues qui travaillent ailleurs

Vous pouvez utiliser un bureau satellite de manière occasionnelle ou systématique.

Le travail en bureau satellite se fait sur une base volontaire, mais votre employeur n’est pas tenu de vous l’accorder.

2. Pour qui ?

En tant que membre du personnel fédéral, vous pouvez travailler dans un bureau satellite :

  • si votre organisation autorise le travail en bureau satellite et
  • si votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel vous en donne l’autorisation.

Le travail en bureau satellite est possible pour :

  • les contractuels
  • les mandataires
  • les stagiaires
  • les statutaires

2.1 Accord de l’organisation

Le comité de direction décide si les membres du personnel de l’organisation peuvent travailler dans un bureau satellite. Le comité de direction fixe également le nombre maximum de jours de travail en bureau satellite par semaine.

Organisations qui autorisent déjà le travail en bureau satellite:

2.2 Accord de votre supérieur hiérarchique ou de votre chef fonctionnel

Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel décide si vous pouvez travailler dans un bureau satellite. Pour prendre cette décision, votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel tient compte :

  • de la nature de la fonction
  • du candidat au travail en bureau satellite et
  • de l’organisation générale du travail.

Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel doit motiver un refus.

Critères pour la fonction

Toutes les fonctions n’entrent pas en ligne de compte pour le travail en bureau satellite. C’est le cas pour les tâches qui sont étroitement liées à une prestation de service physique, mais le travail en bureau satellite peut aussi s’avérer difficile pour certaines fonctions dirigeantes ou pour des fonctions qui reçoivent régulièrement des clients internes ou externes.

Critères pour le travailleur

Le travail en bureau satellite est une forme d’organisation du travail qui est basée essentiellement sur une confiance mutuelle entre le dirigeant et son collaborateur. De plus, tous les collaborateurs ne sont pas à même de travailler en bureau satellite. De nombreuses tâches impliquent en effet des exigences élevées en matière d’organisation personnelle, de motivation et d’expérience lorsqu’elles doivent être exécutées en dehors de l’environnement de travail habituel.

Critères pour l’organisation du service

Pour les services nécessitant une présence physique, il faut, pour chaque demande individuelle de travail en bureau satellite, tenir compte des présences et absences d’autres membres de l’équipe.

Dans un département ou une équipe, on peut aussi décider de fixer certaines périodes critiques. Durant ces périodes critiques, le travail en bureau satellite n’est pas possible de manière à ce que les réunions d’équipe et d’autres activités récurrentes puissent se tenir.

3. Modalités pratiques

Le travail en bureau satellite est lié à quelques modalités pratiques.

  • Plusieurs organisations mettent des bureaux à disposition en un ou plusieurs endroits. Vous trouvez la liste des bureaux et les coordonnées pratiques dans la liste de contacts située dans le coin supérieur droit sur cette page.
  • Vous pouvez prester du travail en bureau satellite dans un bureau proposé par une organisation autre que la vôtre.
  • Le total des jours de télétravail et des jours de travail en bureau satellite ne peut jamais équivaloir au temps de travail complet. Votre comité de direction peut fixer des normes plus basses. Consultez ce qu'il en est dans votre organisation en contactant votre service du personnel.
  • Vous réservez un lieu de travail dans un bureau satellite avec l’outil de réservation Archibus. Vous pouvez réserver un lieu de travail un mois à l’avance maximum. Si vous ne pouvez pas être présent(e), annulez votre réservation le plus rapidement possible, afin qu’une autre personne puisse éventuellement prendre votre place.
  • Vous informez votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel des sessions de travail en bureau satellite que vous réservez. Pour ce faire, vous procédez via Scope ou un autre système de gestion des absences de votre organisation.
  • Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel peut refuser une session s’il juge que votre présence sur le lieu de travail fixe est nécessaire.
  • Configuration préalable du réseau sans fil ‘govroam’: afin d’éviter les problèmes d’accès au réseau, nous vous conseillons, dans la mesure du possible, de configurer le réseau sans fil ‘govroam’ sur votre ordinateur depuis votre organisation avant de vous rendre dans le bureau satellite de votre choix. Vous ne devez effectuer cette opération qu’une seule fois. Pour vous aider dans la configuration, consultez application/pdf ce manuel (PDF, 663.78 KB) (uniquement disponible en anglais) ou contactez le service ICT de votre organisation.
  • Si vous rencontrez quand même des problèmes de connexion au réseau, contactez toujours en premier lieu le service ICT de votre employeur. Assurez-vous d'avoir toujours avec vous les coordonnées de ce service lorsque vous comptez travailler en bureau satellite.

          

4. Droits et devoirs

Le travail en bureau satellite fait toujours l’objet d’un accord écrit conclu par concertation mutuelle entre l’employeur et le travailleur satellite. Vous pouvez utiliserapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document  l'arrêté (pour les statutaires) (DOCX, 48.83 KB) ou application/msword l'avenant au contrat (pour les contractuels) (DOC, 68.5 KB), à moins que votre organisation n'utilise déjà son propre texte d'accord. Consultez ce qu'il en est dans votre organisation en contactant votre service du personnel.

4.1 Du collaborateur

Si vous optez pour le travail en bureau satellite, rien ne change en principe, à l’exception de votre lieu de travail. Vos droits et devoirs restent exactement les mêmes. Les autres points restent donc inchangés :

  1. le temps de travail
  2. la rémunération
  3. le régime des congés
  4. le congé de maladie
  5. le règlement d’un accident du travail

Le travail en bureau satellite ne donne cependant pas droit à une indemnité de séjour, quel que soit le lieu où il est exercé.

Vous avez doit à une indemnité de déplacement. Si vous ne réglez pas vous-même vos déplacements domicile-lieu de travail, contactez  votre service d’encadrement P&O ou votre service du personnel pour en connaitre les modalités pratiques.

Respectez votre environnement en bureau satellite (infrastructure, matériel, …) et vos collègues-travailleurs à distance (bruit, clean desk policy, …). En tant que travailleur satellite, vous respectez le code de conduite en vigueur dans les bureaux que vous occupez.

Quelques conseils supplémentaires :

  • indiquez vos sessions de travail en bureau satellite dans votre calendrier électronique et précisez le lieu.
  • transférez votre téléphone fixe vers le numéro où vous êtes joignable durant la session de travail en bureau satellite.
  • évaluez régulièrement le travail à distance avec votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel.

4.2 De l’organisation

L’employeur du travailleur satellite lui offre le support technique nécessaire. Il s’agit par exemple d’un ordinateur portable, de l’accès au réseau interne, …

4.3 De l’organisation qui met le lieu de travail à disposition

L’employeur qui propose le bureau satellite est responsable de :

  • la mise à disposition,
  • l’installation et
  • l’entretien des équipements nécessaires pour le travail en bureau satellite.

Il s’agit par exemple d’une imprimante, mais aussi de mobilier ergonomique, de bonnes conditions de travail (air conditionné, éclairage, …), …

L’organisation qui accueille le travailleur rédige également un code de conduite pour les travailleurs à distance et précise le support qu’elle propose.

La connexion internet est mise à disposition par les organisations participantes et la Régie des Bâtiments en collaboration avec Belnet.

5. Adhésion nouvelles organisations

Toutes les organisations fédérales (SPF et Ministère, SPP, Etablissements scientifiques, OIP, IPSS, …) peuvent participer au réseau et ainsi permettre à leurs collaborateurs de travailler en bureau satellite.

Si votre organisation souhaite adhérer au réseau, une décision du Comité de direction est d’abord nécessaire. Ensuite, votre organisation doit contacter :

  • Shauni Vanstreels , Régie des Bâtiments, pour régler les modalités pratiques des accès des collaborateurs à l’outil de réservation
  • Nicolas Loriau, Belnet, pour établir un contrat lié à la configuration du réseau sans fil govroam.

Dernière mise à jour le 04 décembre 2018.