Dit jaar stelt de federale regering op initiatief van de minister van Ambtenarenzaken De Sutter, bijkomend een éénmalig budget ter beschikking voor de aanpassing van de telewerkposten van federale ambtenaren met een handicap (ministerraad van 12.februari 2021). Hierdoor komt de federale overheid financieel tussen in de aankoop van materiaal, software en apparatuur om de thuiswerksituatie van personen met een handicap aan te passen. Dit budget voor de aanpassing van de telewerkposten staat los van de oproep voor diversiteitsprojecten en kunnen elkaar indien gewenst aanvullen.
De info op deze pagina bevat de procedure voor de personeelsdiensten. Ben jij in de voorwaarden voor deze tegemoetkoming? Contacteer dan je stafdienst P&O/personeelsdienst en informeer naar de te volgen stappen binnen jouw organisatie.
De procedure
De personeelsleden/aanvragers richten zich tot hun eigen organisatie/HR-dienst op basis van een interne communicatie die verstuurd is door de organisatie naar alle medewerkers.
De personeelsleden van de HR-dienst controleren of de persoon aan de voorwaarden voldoet. Meer concreet of de persoon over één van de relevante attesten beschikt en telewerkt. Als dit in orde is, oordelen de personeelsleden van de HR-dienst over de redelijkheid van de aanpassing.
Als aan de voorwaarden voldaan is en de aanpassing is redelijk, is het de verantwoordelijkheid van de HR-dienst om de aankoopprocedure op te starten en het materiaal aan te kopen en te bezorgen aan het personeelslid. De aanvragende organisatie/dienst financiert dus in eerste instantie zelf de aankoop.
Personeelsleden kunnen dus zelf geen materiaal aankopen, enkel de organisatie/HR-dienst van het personeelslid die een aanpassing vraagt. De werkgever is vervolgens eigenaar van het aangekochte materiaal. Het is de werkgever die beslist of hij het aan de werknemer ‘geeft’ of uitleent.
Om een terugbetaling te krijgen, sturen de verantwoordelijke contactpersonen van de HR-dienst binnen de geldige termijn een bundeling van de aanvragen via het Excelformulier met alle bijbehorende facturen en de getekende verklaring op eer (zie ‘Hoe een geldige aanvraag voor cofinanciering indienen?’).
De FOD BOSA verzamelt alle geldige formulieren met bijbehorende facturen en legt ze voor aan de IF om het Koninklijk Besluit op te stellen. Na akkoord van de IF, wordt het ontwerp van het KB voorgelegd aan de betrokken ministers (Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting) en het Paleis.
Pas na het ontvangen van alle nodige validaties, zal de FOD BOSA voor de concrete verdeling van de middelen zorgen (wat met een terugbetaling van 80% overeenkomt). De FOD BOSA betaalt voor alle duidelijkheid niet de personeelsleden terug, enkel de HR-diensten van de aanvragende organisaties.
Interne communicatie
- Aan alle verantwoordelijken vragen we om een interne communicatie (intranet en/of per e-mail) te versturen naar alle medewerkers van de organisatie om hen te informeren over de mogelijkheid van een aanpassing van een telewerkpost als ze aan de voorwaarden voldoen. Ze moeten zich wenden tot de personeelsdienst van de organisatie.
- Aan alle medewerkers vragen weom de informatie maximaal te verspreiden en te delen met alle personen waarvoor deze informatie nuttig kan zijn.
De voorwaarden (ministerraad van 12 februari 2021)
Organisaties die deel uitmaken van het federaal administratief openbaar ambt komen voor deze cofinanciering in aanmerking.
Om voor deze maatregel in aanmerking te komen, moet je als aanvrager:
- binnen je organisatie gekend en geregistreerd zijn als een persoon met een handicap door te voldoen aan de definitie zoals deze is omschreven in artikel 1 van het Koninklijk besluit houdende diverse maatregelen met betrekking tot de vergelijkende aanwervingsselectie en met betrekking tot de stage van 6 oktober 2005. Dit betekent dat je in het bezit moet zijn van één van de 11 attesten van handicap.
- en telewerken.
De scope van tussenkomst voor materiaal (ministerraad van 12 februari 2021)
|
Toestellen/apparatuur waarvoor tussenkomst mogelijk kan zijn |
Toestellen/apparatuur waarvoor geen tussenkomst gevraagd kan worden |
|
Hardware (bv. brailleleesregels) |
Standaard pc-schermen |
|
Software (bv. vergrotingssoftware voor slechtziende personeelsleden, ondertitelingsoftware voor slechthorende personeelsleden) |
Standaardmeubilair
|
|
Ergonomisch meubilair en zitmeubilair (noodzakelijk in functie van de handicap) |
Verbouwingen (bv. installatie van lift) |
|
Pc-toebehoren met ergonomische opties (bv. schermen, muizen, toetsenbord) |
Diensten (bv. schrijftolken of tolken gebarentaal) |
Hoe een geldige aanvraag voor cofinanciering indienen?
- Download
het Excel- formulier (XLSX, 34.79 KB) en vul het in (één regel = één aanvrager met een handicap die aanpassing (en) van de telewerkpost nodig heeft). - Download
de verklaring op eer (DOCX, 76.22 KB), vul ze in en laat ze elektronisch ondertekenen door je P&O-directeur. - Voeg de nodige bewijsstukken toe, d.w.z. de facturen van het aangekochte materiaal/software.
De voorwaarden om voor deze cofinanciering in aanmerking te komen bij het indienen van je aanvraag:
- Het is belangrijk dat je organisatie/HR-dienst ons één enkel formulier toestuurt waarin alle aanvragen per organisatie en per periode worden gecentraliseerd, alsook één enkele verklaring op eer per organisatie en per periode.
- Per organisatie is hetmogelijk in totaal twee keer een aanvraag voor cofinanciering in te dienen in 2021.
- Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het voorkomen van dubbele invoer van personen in de twee perioden.
- Het formulier moet voor elke periode nauwkeurig en volledig worden ingevuld.
- De verklaring op eer moet per periode worden ingevuld en ondertekend worden door de P&O-directeur van jew organisatie.
- De titel van de toegevoegde bewijsstukken (facturen) moet overeenstemmen met de op het formulier vermelde referentie.
- Het is belangrijk om alle facturen toe te voegen. Ontbrekende facturen kunnen ertoe leiden dat je aanvraag niet in behandeling wordt genomen.
Als je aanvraag niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, zal ze als onontvankelijk worden beschouwd en niet voor cofinanciering in aanmerking komen.
Stuur alles (het Excel-formulier, de verklaring op eer en de facturen) naar het adres diversity@bosa.fgov.be
- uiterlijk op 28 mei 2021 middernacht voor de eerste periode.
- uiterlijk op 6 oktober 2021 middernacht voor de tweede periode.
Vragen of meer info?
Neem dan contact op het team: diversity@bosa.fgov.be.