Cette année, à l'initiative de la ministre de la Fonction publique, Petra De Sutter, le gouvernement fédéral met à disposition un budget supplémentaire unique pour l'adaptation des postes de télétravail des fonctionnaires fédéraux en situation de handicap.
Cette mesure vise à aider financièrement le gouvernement fédéral à acheter du matériel, des logiciels et des équipements afin d’adapter l’environnement de travail à domicile des personnes en situation de handicap. Ce budget pour l'adaptation des postes de télétravail est distinct de l'appel à projets diversité, ils peuvent se compléter mutuellement si vous le souhaitez.
L'information sur cette page contient la procédure à suivre par les services du personnel. Vous remplissez les conditions pour l’octroi de cette intervention ? Contactez votre service du personnel P&O / service du personnel et demandez les démarches à suivre au sein de votre organisation.
Procédure
Les membres du personnel/demandeurs s'adressent à leur propre organisation / service RH sur la base d'une communication interne envoyée par l'organisation à tous les membres du personnel.
Le personnel du service RH vérifient si la personne demandeuse remplit les conditions. Plus précisément, il s'agit de savoir si la personne possède l’une des attestations pertinentes et si elle télétravaille. Si ces conditions sont remplies, le personnel du service RH évalue le caractère raisonnable de l'adaptation.
Si les conditions sont remplies et que l'adaptation est raisonnable, il incombe au service RH d'engager la procédure d'achat, d'acquérir et de livrer l'équipement au membre du personnel. L'organisation demandeuse / le service demandeur financera donc lui-même l'achat dans un premier temps.
Les membres du personnel ne peuvent pas acheter du matériel eux-mêmes, mais uniquement l'organisation / le service RH du membre du personnel qui demande l'adaptation. L'employeur est alors le propriétaire du matériel acheté. C'est l'employeur qui décide de le "donner" ou de le prêter à l'employé.
Afin de recevoir un remboursement, les personnes de contact responsables du service RH doivent envoyer, dans le délai imparti, l’ensemble des demandes via le formulaire Excel avec toutes les factures correspondantes et la déclaration sur l'honneur signée (voir "Comment soumettre une demande de cofinancement valable").
Le SPF BOSA collecte tous les formulaires valides avec les factures correspondantes et les soumet à l'IF afin de rédiger l'Arrêté royal. Après approbation de l’IF, le projet d'arrêté royal est soumis aux ministres concernés (ministre de la Fonction publique et secrétaire d'État au Budget) et au Palais.
Ce n'est qu'après avoir reçu toutes les validations nécessaires que le SPF BOSA assurera la distribution concrète des fonds (correspondant à un remboursement de 80%). Afin que cela soit le plus clair possible : le SPF BOSA ne rembourse pas les membres du personnel, mais uniquement les services RH des organisations demandeuses.
Les organisations fédérales sont responsables de la collecte des demandes ainsi que de la demande et du contrôle des attestations. Les organisations sont ensuite responsables de l’achat du matériel ou logiciel si les personnes remplissent les conditions reprises ci-dessous. Pour valider cette demande, l'avis préalable du médecin du travail ou d’un conseiller en prévention-ergonome (Empreva) n’est pas spécialement requis.
Les organisations traitent les données personnelles de manière confidentielle et conformément aux règles applicables en matière de protection et de traitement des données, y compris au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Communication interne
- Nous demandons à toutes les organisations fédérales d'envoyer une communication interne (via l’intranet et/ou par e-mail) à tous leurs collaborateurs pour les informer de cette opportunité. Si des collaborateurs remplissent les conditions ci-dessous et qu’ils souhaitent un aménagement de leur poste de télétravail, ils doivent contacter le service du personnel de leur organisation.
- Nous demandons à tous les collaborateurs de diffuser cette information aussi largement que possible et de la partager avec toutes les personnes pour qui cette information peut être utile.
Les conditions (note du Conseil des ministres du 12 février 2021)
Les organisations qui font partie de la fonction publique administrative fédérale sont éligibles pour ce cofinancement.
Pour bénéficier de cette mesure, vous devez :
- vous faire connaitre dans votre organisation en tant que « personne handicapée » au sens de la définition de l’article 1er de l’arrêté royal du 6 octobre 2005 portant diverses mesures en matière de sélection comparative de recrutement et en matière de stage. Vous devez être en possession d’une des 11 attestations de handicap présentes sur cette liste.
- télétravailler.
Le champ d'application des interventions en matière d’équipements (note du Conseil des ministres du 12 février 2021).
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Appareils/équipements pour lesquels une intervention est possible |
Appareils/équipements pour lesquels une intervention n'est pas possible |
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Matériel informatique (p. ex. barrettes braille) |
Écrans PC standard |
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Logiciels (p. ex. logiciel d’agrandissement pour les membres du personnel malvoyants, logiciels de soustitrage pour les membres du personnel sourds et malentendants) |
Mobilier standard
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Mobilier et sièges ergonomiques (nécessaires en fonction du handicap) |
Transformations (p. ex. installation d'un ascenseur) |
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Accessoires pour PC avec options ergonomiques (p. ex. écrans, souris, clavier) |
Services (p. ex. vélotypistes ou interprètes en langue des signes) |
Comment introduire une demande de cofinancement ?
- Téléchargez et complétez le
formulaire Excel (XLSX, 34.79 KB) (une ligne équivaut à une personne demandeuse en situation de handicap qui a besoin d’aménagements de poste de télétravail supplémentaires). - Téléchargez, complétez et faites signer électroniquement la
déclaration sur l’honneur (DOCX, 78.41 KB) par votre directeur P&O. - Joignez-y les annexes justificatives nécessaires, c’est à dire les factures du matériel commandé.
Les conditions à respecter pour être éligible au cofinancement :
- Il est important l'organisation / le service RH nous envoie un seul formulaire qui centralise l’ensemble des demandes par organisation et par période, ainsi qu’une seule déclaration sur l’honneur pour l’ensemble du formulaire par organisation et par période.
- Vous pouvez, par organisation, introduire au total deux fois un formulaire de demande de cofinancement sur l’année 2021.
- Une attention particulière doit être portée à l’absence de doublons de personnes dans les deux périodes.
- Le titre des annexes justificatives (factures) doivent correspondre à la référence mentionnée telle que dans le formulaire.
- Le formulaire doit être complété de façon précise et exhaustive par période.
- La déclaration sur l’honneur doit être complétée et signée par période par le directeur P&O de votre organisation.
- Nous attirons votre attention sur l’importance de joindre toutes les factures. Toute facture manquante sera susceptible de rendre la demande irrecevable.
Si les conditions mentionnées ci-dessus ne sont pas respectées, la demande sera considérée comme irrecevable et ne sera pas éligible au cofinancement.
En tant qu'organisation / service RH, renvoyez le tout (formulaire Excel, déclaration sur l’honneur et les factures) à l’adresse diversity@bosa.fgov.be :
- pour le 28 mai 2021 à minuit, au plus tard pour la première période.
- pour le 6 octobre 2021 à minuit, au plus tard pour la seconde période.
Pour toute question ou information complémentaire
- Contactez l’équipe diversité du SPF BOSA.