De omzendbrieven 644 en 645 over de federale monitoring zijn gepubliceerd in het Staatsblad van 26 mei 2015. Deze omzendbrieven leggen een kader vast waarbinnen een verantwoordelijk en transparant HR-beleid in een permanent, cyclisch proces kan worden gevoerd.
De verplichte risicomonitoring geldt vooralle federale entiteiten: FODs, PODs, de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van sociale zekerheid en de bijzondere korpsen.
De risicomonitoring is gebaseerd op duidelijk gedefinieerde KPI's binnen een genormeerde methodologie, op basis waarvan het risico op overschrijding op een betrouwbare en auditeerbare wijze geëvalueerd kan worden voor alle diensten.
De entiteiten controleren drie keer per jaar de evolutie van het risico op overschrijding van het personeelsbudget op basis van de loongegevens van januari, mei en september en gaan na of er een marge is om beslissingen te kunnen nemen. De gegevensinzameling wordt maandelijks georganiseerd, zodat het SEPP-platform de gegevens van alle entiteiten en providers binnen een redelijke termijn kan verwerken.