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Indemnité pour frais de séjour

Cette indemnité est applicable aux statutaires, aux stagiaires, aux contractuels et aux mandataires (sauf, pour ces derniers, lorsque leur rémunération totale prévoit leur remboursement).

Les frais de séjour sont principalement les frais de repas et/ou de logement que vous payez quand vous devez effectuer des déplacements, en Belgique ou à l’étranger, dans le cadre de l’exercice de votre fonction.

L’indemnité pour frais de séjour vise à compenser ces frais que vous avez dû supporter.

1. Frais de séjour en Belgique

Frais de repas

Vous avez droit à une indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas en Belgique si :

  • le déplacement est de minimum 6 heures et est supérieur à un rayon de 25km en dehors de l’agglomération (ou à défaut de la commune) de votre résidence administrative. (le calcul du déplacement se fait de centre à centre)
  • votre repas n’est pas déjà pris en charge ou vous ne bénéficiez d’aucun autre avantage de même nature (ticket restaurant dont une partie du coût est prise en charge par l’employeur ou par un tiers et possibilité de prendre son repas dans un restaurant Fedorest ou dans un restaurant en lien avec l’organisation).

Montant et modalités

Le montant de l’indemnité journalière est de 10 euros (à indexer) et est identique pour tous les niveaux.

Votre demande d’obtention de l’indemnité pour frais de séjour doit être introduite auprès du service désigné et selon les modalités déterminées par votre fonctionnaire dirigeant ou son délégué. Dans tous les cas, votre demande doit au minimum indiquer la date, les raisons et la durée du déplacement.

Cas particulier : indemnité forfaitaire mensuelle pour les fonctions itinérantes

Si vous devez régulièrement effectuer des prestations en dehors de votre résidence administrative, le fonctionnaire dirigeant ou son délégué peut décider de vous octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle

Dans ce cas, il n’y a pas de conditions d’heures et de distance.

Montant

Le montant pour les prestations régulières équivaut un certain nombre de fois l’indemnité journalière (maximum 16 fois pour des prestations à temps plein). Ce nombre est adapté annuellement. Il est identique pour tous les membres du personnel exerçant la même fonction.

Indemnité complémentaire pour frais d’internet et de téléphone

Si vous exercez des fonctions itinérantes et si votre résidence administrative a été fixée à votre résidence, votre fonctionnaire dirigeant peut décider de compléter votre indemnité forfaitaire mensuelle pour frais de séjour par une indemnité forfaitaire mensuelle pour couvrir les frais d’internet et de téléphone (sauf si vous bénéficiez déjà d’une autre indemnité pour les coûts d’accès d’internet et les coûts de l’utilisation de téléphone).

Montant

Le montant de l’indemnité complémentaire pour frais d’internet et de téléphone est de maximum de 3 fois le plafond de l’indemnité pour les coûts de télétravail. Ce montant n’est pas indexé.

Frais de logement en dehors de la résidence administrative

Si vous logez en dehors de votre résidence administrative et que cela vous occasionne des frais, vous avez doit à une indemnité.

Vous avez droit à l’indemnité forfaitaire pour frais de logement en Belgique si :

  • le déplacement est supérieur à un rayon de 75km en dehors de l’agglomération (ou à défaut de la commune) de votre résidence administrative. (le calcul du déplacement se fait de centre à centre)
  • votre logement n’est pas déjà pris en charge par votre organisation ou vous ne bénéficiez d’aucun autre avantage de même nature (Vous n’y avez pas droit si vous disposez d’un logement gratuit).

Montant

Le montant de l’indemnité est égal à 75 euros (à indexer) par nuit et est identique pour tous les niveaux.

2. Déplacement à l’étranger

Si vous devez vous déplacer à l’étranger dans le cadre des besoins du service, vous avez droit à une indemnité forfaitaire pour frais de repas et/ou logement.

Montant

L’indemnité est fixée sur base de celles définies pour les membres du personnel de l’administration centrale (catégorie 1) du SPF Affaires étrangères lorsqu’ils séjournent à l’étranger :

  • l’indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas est réduite au prorata si ceux-ci sont déjà pris en charge
  • l’indemnité pour frais de logement est égale aux frais réels de logement avec au maximum le montant défini pour les membres du personneln de l’administration centrale (catégorie 1) du Service Public Fédéral  Affaires étrangères lorsqu’ils séjournent à l’étranger.

Les frais pour les déplacements à l’étranger sont généralement remboursés sur présentation d’une facture.

Dernière mise à jour le 03 août 2018.