NWoW: virtueel netwerken en samenwerken
Wil je als organisatie de mogelijkheid geven aan jouw medewerkers om bijvoorbeeld te telewerken, of wens je dat jouw medewerkers optimaal gebruik maken van de werkomgeving en voor elke taak die ze uitoefenen op zoek gaan naar de best uitgeruste werkplek, dan spreekt het voor zich dat de processen gedigitaliseerd zijn en dat nieuwe technologie gebruikt wordt in jouw organisatie.
Om processen goed te digitaliseren, dien je ze eerst en vooral goed te kennen. Misschien heb je ze goed beschreven en gedocumenteerd. Misschien is het nuttig om ze ook even te toetsen met de dagelijkse realiteit en toepassing. Een screening is nuttig.
De LEAN-methodologie kan hierbij helpen. Niet alleen overloop je samen met de medewerkers de dagelijkse praktijk, je ontdekt er de verspillingen mee en je kan heel snel de werkpunten vaststellen op vlak van digitalisering.
Digitalisering is natuurlijk meer dan inscannen alleen. Het is de bedoeling dat je met de ingescande informatie ook nog aan de slag kunt. Het toevoegen van metadata is noodzakelijk. Het digitaliseren van processen leidt vaak tot het aanmaken en koppelen van databases en voorzien in interfaces zoals bijvoorbeeld webformulieren. Best doe je hiervoor beroep op je collega’s van de ICT-dienst.
Digitalisering kan ook niet zonder een goed document- en archiefbeheer. Ook hiervoor kan je een beroep doen op de FOD Beleid en Ondersteuning. Kennismanagement en documentbeheer vallen ook binnen onze ondersteuningsaanbod. Voor wat betreft dat laatste aspect kan je ook beroep doen op de collega’s van het Rijksarchief. Zij geven professionele ondersteuning en weten welke documenten bewaard dienen te worden. Het Rijksarchief wees aan elke organisatie een SPOC toe om dit proces in goede banen te leiden.
Naast digitaliseren is er ook het gebruik van nieuwe technologie binnen jouw organisatie. Wil je als medewerker kunnen telewerken, dan moet je mobiele ICT-tools ter beschikking hebben. Applicaties die je gebruikt, dienen van op afstand aangestuurd te kunnen worden en dit op een veilige manier. Je dient via verschillende kanalen bereikbaar te zijn om bijvoorbeeld een chatconversatie of een videoconferentie te houden. Ook hier kan je best een beroep doen op je collega’s van je ICT-dienst.
Wenst jouw organisatie ondersteuning bij de invoering van de LEAN-methodologie, bij procesanalyse en –beschrijving of bij kennismanagement en documentbeheer, contacteer gerust de FOD Beleid en Ondersteuning.
Meer info
Ga naar overzicht aanbod - werf - 1 - 2 - 3 - 4