Skip to main content

Tool 'Kennis beheren in je team'

Gebaseerd op een vragenlijst, maakt de tool het mogelijk om een diagnose te stellen van de manier waarop een team zijn kennis beheert en op basis daarvan een verbeterplan op te stellen.

De tool kan gebruikt worden bij functionerings- en planningsgesprekken in team in het kader van de evaluaties.

Voorstelling van de vragenlijst

Inhoud

De vragenlijst bevat 30 acties onderverdeeld in 5 domeinen die overeenstemmen met de verschillende facetten van kennismanagement binnen een team:

1. Informatie en kennis in onze documenten
2. Kennis en ervaring in onze hoofden
3. Hoe leren we aan de buitenwereld?
4. Hoe leren we van de buitenwereld?
5. Hoe ontwikkelen we ons met het oog op de toekomst?

Gebruik

Om een diagnose te maken en een verbeterplan op te stellen met behulp van de vragenlijst zijn twee werkwijzen mogelijk:

  • de online-vragenlijst invullen (elektronische versie)
  • de afgedrukte vragenlijst invullen.

Elke werkwijze heeft haar voordelen. De vragenlijst online invullen laat toe:

  • de resultaten onmiddellijk te krijgen en zo de stap van de antwoordcodering over te slaan (30 antwoorden per persoon)
  • iedereen te laten kiezen wanneer de vragenlijst wordt ingevuld.

De vragenlijst in papieren versie invullen laat toe:

  • alle stappen in één keer te doorlopen tijdens de workshop (zie Bijlage I. Voorstel voor een workshopscenario)
  • zeker te zijn dat iedereen de vragenlijst invult in de voorziene tijd (de vragenlijst wordt tijdens de workshop ingevuld).

Als de vragenlijst online wordt ingevuld, moet de leidinggevende zijn teamleden in de informaticatoepassing inschrijven om hen toegang te geven tot de vragenlijst. Zij krijgen dan elk een automatische e-mail met een toegangslink tot de vragenlijst.

Een KM-plan op teamniveau uitvoeren gebeurt in 3 of 4 stappen.

Stap 1 De vragenlijst laten invullen
De teamleden vullen de vragenlijst individueel in. Ze kennen aan elke actie een score van 1 tot 4 toe naarmate ze vinden dat het team deze actie … uitvoert:
Nooit 1
Soms 2
Vaak, maar zonder gemeenschappelijke methode 3
Vaak en met een gemeenschappelijke methode 4
Als een actie niet van toepassing is en dus niet relevant is in de context, kiest de respondent 'NVT'.
Als de respondent geen mening heeft, kiest hij 'GM'.

Stap 2

De scores ingeven (deze stap is overbodig als de vragenlijst online wordt ingevuld)
De persoon die de workshop begeleidt (bijvoorbeeld een HR-medewerker, een KM-verantwoordelijke), geeft, met behulp van het paswoord van de leidinggevende van het team, de scores in de informaticatoepassing in.
Stap 3 De resultaten tonen
De toepassing geeft de gemiddelde score per actie weer en een samenvatting van de scores in een grafiek. De grafieken worden bewaard voor meerdere enquêtes. Ze worden naast elkaar getoond als het team meerdere keren deelneemt aan de enquête (bijvoorbeeld elk jaar).
Stap 4 Een verbeterplan uitwerken
Met de hulp van de begeleider van de workshop werkt het team een verbeterplan uit:
1. de vragen met de laagste scores worden besproken binnen het team om de mogelijke verbeterpunten te identificeren
2. de prioritaire verbeterpunten worden geselecteerd en de te ondernemen acties worden meer in detail uitgewerkt.

Voorstelling van de informaticatoepassing

Meerwaarde

Zodra de vragenlijsten zijn ingevuld berekent de informaticatoepassing voor elke vraag:

  • het gemiddelde van de scores toegekend door de teamleden
  • de spreiding van de scores (zijn de scores min of meer gelijk of zijn er uiteenlopende meningen?).

De informaticatoepassing geeft de gemiddelde scores ook weer in een leesbare en aantrekkelijke grafische voorstelling.

Meer nog, als het team vroeger al deelnam aan de enquête kunnen de resultaten vergeleken worden met die van de vorige keer.

De enquêtes zijn anoniem, enkel de globale resultaten worden weergegeven. Ze zijn enkel toegankelijk voor de leidinggevende van het betrokken team. De toepassing is beschikbaar via de module 'online diensten'.

Adviezen voor de uitvoering van het verbeterplan en een voorbeeld van een plan

Waaruit bestaat het?

Het verbeterplan vermeldt de prioritaire verbeterpunten die gekozen werden tijdens de teamworkshop (zie Bijlage III. Template van het verbeterplan).

Het omvat:

  • de te ondernemen acties
  • de vereiste werklast
  • de termijn
  • de verantwoordelijke voor de uitvoering.

Het omvat ook rubrieken die de opvolgingsmodaliteiten preciseren:

  • de verantwoordelijke voor de opvolging
  • de datum van het opvolgingsgesprek
  • het resultaat van dit gesprek (later in te vullen).

Hoe uitwerken?

Verbeteractie

De verbeteractie moet nauwkeurig worden beschreven zodat men achteraf kan vaststellen of ze volledig werd uitgevoerd.

Werklast

Het inschatten van de werklast voor de verschillende betrokken personen maakt het mogelijk de haalbaarheid van de actie en de vastgelegde termijn te evalueren.

Termijn

De datum moet rekening houden met de beschikbaarheid van de verantwoordelijke voor de actie. Indien nodig kan een periode vastgelegd worden in plaats van een specifieke datum.

Verantwoordelijke voor de verbeteractie

Het is van belang dat de verantwoordelijke voor de actie de middelen en de wil heeft om de actie uit te voeren.

Opvolging

Zonder opvolging is er een groot risico dat de actie niet uitgevoerd wordt. De verantwoordelijke voor de opvolging is doorgaans de leidinggevende van het personeelslid belast met de uitvoering van de actie.

De datum van het opvolgingsgesprek vastleggen is een middel voor de leidinggevende om zich ervan te verzekeren dat de actie goed werd uitgevoerd; het is ook een motivatiefactor voor de verantwoordelijke voor de actie.

Als het resultaat niet volledig positief is, zal het personeelslid - rekening houdende met de ondervonden problemen - een oplossing zoeken om de actie tot een goed einde te brengen. In dat geval zal het opvolgingsgesprek opnieuw gevoerd moeten worden.

Conclusie

Alles tegelijk doen is onmogelijk. Het is beter om de ambities redelijkerwijs te beperken: een aantal goed gerichte verbeteracties voorzien, ze uitvoeren, de resultaten evalueren. Later kan je de tool hernemen om de gemaakte vorderingen in te schatten en nieuwe verbeteracties vast te leggen.

Bijlagen

Pagina laatst gewijzigd op 02 maart 2017.