Een strategisch communicatieplan opstellen

Bondige omschrijving

Een strategisch communicatieplan is een eerste stap en een belangrijk instrument om de basis te leggen van een communicatiebeleid dat in overeenstemming is met het organisatiebeleid.

De meeste overheidsdiensten beschikken over een opdrachtverklaring, missie, visie, managementplan of strategisch plan maar slechts weinigen vertalen dit naar een strategisch communicatieplan.

Om je te helpen deze vertaling te maken, kun je een beroep doen op de begeleiding van de communicatiedeskundigen van de FOD P&O.

Doelgroep

  • Management
  • Communicatieverantwoordelijken.

Doelstelling

Met deze begeleiding stelt de FOD P&O je in staat om:

  • een grondige analyse van het bestaande communicatiebeleid in je organisatie te maken
  • de toekomstige communicatiestrategie van je organisatie in een plan te gieten met doelstellingen en geplande acties zodat je een efficiënt en gestructureerd communicatiebeleid kunt voeren.

De begeleiding van de FOD P&O resulteert concreet in een document met aanbevelingen.

Uitvoerige omschrijving

De begeleiding is gebaseerd op een methodologie in 7 stappen:

1. Zoek steun bij het management

2. Analyseer het organisatiebeleid

3. Analyseer de communicatie

4. Bepaal waar je naartoe wil met de communicatie

5. Plan operationele doelstellingen en communicatieacties

6. Communiceer over het plan en volg het op

7. Evaluatie

De begeleiding van de FOD P&O is vooral gericht op de eerste 5 stappen. Voor de uitvoering van het communicatieplan en de evaluatie is de organisatie zelf verantwoordelijk.

De analyse van het communicatiebeleid kan zich richten op zowel de externe als de interne communicatie en kan onder andere gebeuren door middel van:

  • een enquête bij de medewerkers
  • focusgroepen met stakeholders en/of medewerkers
  • interviews, focusgroepen of workshop met leidinggevenden
  • persanalyse en/of telefonische interviews met journalisten
  • evaluatie van intranet en website
  • evaluatie van de interne krant en nieuwsbrief

Dit alles resulteert in een rapport dat de bevindingen analyseert en aanbevelingen voorstelt.

Aanpak

De aanpak wordt bepaald tijdens een intakegesprek en vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Er wordt een planning op maat opgesteld.

Om het draagvlak te creëren en een klankbord te hebben, wordt er een stuurgroep en een werkgroep samengesteld met management en medewerkers uit de organisatie.

Doorlooptijd

Een begeleiding duurt ongeveer 6 à 9 maanden, naargelang de scope van het project.

Kostprijs

Gratis.

Voorwaarden en afspraken

De steun van het management van de organisatie voor het project is onontbeerlijk. Van de klantenorganisatie wordt gevraagd de nodige tijd en mensen te investeren in het project (vb. projectleiding, medewerkers voor deelname aan de werkgroep).De samenwerking wordt vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst en de FOD P&O vraagt achteraf een feedback over het project.

Pagina laatst gewijzigd op 20 januari 2015.