Het evaluatiecyclusgesprek bestaat uit twee onderdelen:
- de planning; en
- de balans
Deze twee delen van het gesprek zijn gebaseerd op de functiebeschrijving en het competentieprofiel die vooraf zijn overeengekomen tussen de evaluator en de geëvalueerde.
- De planning
Tijdens de planning worden er in wederzijds akkoord tussen de geëvalueerde en de evaluator 'doelstellingen' vastgelegd, die van toepassing zijn voor de hele evaluatiecyclus.
Deze doelstellingen zijn gebaseerd op de verantwoordelijkheden en het competentieprofiel die in de functieomschrijving worden gespecificeerd.
Het is aangewezen om het aantal doelstellingen te beperken tot maximaal tien per evaluatiecyclus, zodat het personeelslid (de geëvalueerde) voldoende vorderingen kan maken en volgen. Indien er op teamniveau prestatie- of ontwikkelingsdoelstellingen worden vastgesteld, is het mogelijk dat deze doelstellingen in een later stadium in de evaluatie van het personeelslid tot uiting komen, mits deze doelstellingen aan de individuele situatie van het personeelslid zijn aangepast.
De planning van doelstellingen voor de volgende evaluatiecyclus kan worden gebaseerd op de feedback die wordt gegeven als onderdeel van de balans over de verwezenlijking van de doelstellingen van de evaluatiecyclus die wordt afgesloten.
Bij het uitblijven van een akkoord over de doelstellingen organiseert de P&O-directeur een bemiddeling en, in geval van het niet slagen ervan, is het de directeur of de directeur-generaal die beslist over de prestatie-en ontwikkelingsdoelstellingen.
- De balans
Bij elke opmaak van de balans wordt een kwalitatieve en objectieve beoordeling gemaakt door de evaluator op basis van de afgesproken doelstellingen die zijn vastgesteld voor de evaluatiecyclus die wordt afgesloten.
Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.