De voornaamste actoren van de evaluatiei zijn de evaluator en de geëvalueerde.
De evaluatie bestaat uit een beschrijvende beoordeling van het functioneren, de competenties en de vaardigheden van het geëvalueerde personeelslid.
Het evaluatiecyclusgesprek tussen deze twee actoren is het sleutelmoment van het evaluatieproces.
De geëvalueerde is het personeelslid dat centraal staat in de evaluatie.
De evaluator is de hiërarchische meerdere van het geëvalueerde personeelslid. Hij kan de evaluatietaak echter delegeren aan een functionele chef.
Ook de P&O-diensten vertegenwoordigd door de P&O-directeur of zijn afgevaardigde zal met name optreden als er onenigheid is tussen de evaluator en de geëvalueerde (geen stagiair) door een bemiddeling te houden met betrekking tot de functiebeschrijving of de planning van de doelstellingen. De P&O-directeur of zijn afgevaardigde speelt ook een sleutelrol in het remediëringsproces.
Naast deze actoren komen er soms nog andere personen tussen in het evaluatieproces.