Projecten die grote veranderingen met zich meebrengen, kunnen veel weerstand bij de medewerkers, klanten of stakeholders wekken. Hun steun en aanvaarding is echter cruciaal voor het slagen van het project en het doorvoeren van de verandering. Door veranderingsmanagement en communicatie op te nemen in je project kan je de weerstand geleidelijk doen afnemen en het draagvlak vergroten.
Definitie
Het geïntegreerde beheer van verandering en communicatie is het geheel van activiteiten die onontbeerlijk zijn voor een succesvolle transformatie van je organisatie (of van een van haar delen).
Doel
Geïntegreerd veranderingsmanagement en communicatie ondersteunen je project op een actieve wijze. De veranderingen die opgelegd worden aan de verschillende betrokken partijen worden omgevormd tot opportuniteiten om:
- hen te motiveren (of opnieuw te motiveren) en het stressniveau te verminderen
- het projectbeheer te dynamiseren om te voorkomen dat project vastloopt of opgegeven wordt.
Aanpak
Binnen het geïntegreerde veranderingsmanagement wordt evenveel rekening gehouden met de menselijke en emotionele aspecten van projectbeheer als met de pragmatische en rationele aspecten. Door onder andere enquêtes en interviews wordt het menselijke aspect ‘hard’ gemaakt en omgezet in concrete gegevens die je toelaten in te werken op de weerstand en specifieke pijnpunten.
50% van de veranderingsinspanningen leveren niet de verwachte resultaten: je kan verandering enkel verwezenlijken door een projectsystematiek te volgen (Joseph Juran). De voornaamste activiteiten van het veranderingsmanagement zijn:
- een motiverend en geëngageerd leadership tot stand brengen
- de veranderingsactiviteiten structureren en organiseren
- de gevoelens ventileren en de weerstand controleren
- de verandering promoten, verkopen en meedelen, meedelen en meedelen
- de culturele verandering beheren
Vooraleer een verandering door te voeren, moet je de juiste vragen stellen in de juiste volgorde:
-
Waarom veranderen?
- Waar staat je organisatie vandaag?
- Vanwaar komt je organisatie?
- Waar wil je naartoe met je organisatie?
- Wil je deze verandering echt?
- Ben je in staat te veranderen?
- Weet je wat je moeten veranderen? Hoe? Wie? En wanneer?
Net zoals het risicomanagement is het veranderingsmanagement actief tijdens de hele duur van het project en zelfs nadien, tot de nieuwe werkgewoonten geïntegreerd zijn.
Interessante lectuur over veranderingsmanagement
- Who moved my cheese? – Spencer Johnson en Kenneth Blanchard, 2007
- Our Iceberg is Melting – John Kotter en Holger Rathgeber, 2005
- Leading Change – John Kotter, 1996