L’entretien de cycle d’évaluation comporte deux volets que sont
- la planification ; et,
- le bilan
Ces deux volets de l’entretien reposent sur la description de fonction et le profil de compétences qui ont fait l’objet d’un accord préalable entre l’évaluateur et le membre du personnel.
La planification
Lors de toute planification, des accords appelés objectifs sont fixés de commun accord entre le membre du personnel et l'évaluateur et sont d’application tout au long du cycle d'évaluation. Ces objectifs reposent sur les responsabilités et le profil de compétences précisés dans la description de fonction.
Il est recommandé de limiter le nombre d’objectifs visés à un maximum de dix objectifs par cycle d’évaluation pour assurer une progression et un suivi adéquat du membre du personnel (l’évalué). S’il advient que des objectifs de prestation ou de développement soient établis au niveau de l’équipe, il est possible que ces objectifs se retrouvent, dans un second temps, au niveau l’évaluation du membre du personnel dès lors que ces objectifs sont déclinés en tenant compte de la situation individuelle du membre du personnel.
La planification des objectifs pour le cycle d’évaluation à venir peut s’appuyer sur le feed-back donné dans le cadre du bilan de réalisation des objectifs du cycle d’évaluation qui se clôture.
A défaut d'accord sur les objectifs, le directeur P&O organise une médiation et, en cas d'échec de celle-ci, c'est le directeur, ou le directeur général, qui détermine les objectifs de prestation et de développement. Ces objectifs pourront être revus lors d'un entretien de fonctionnement si cela s’avère nécessaire.
Le bilan
Lors de tout bilan, une appréciation qualitative et objective est réalisée par l’évaluateur sur base des accords appelés objectifs qui ont été sont fixés pour le cycle d’évaluation qui se termine.
Cet entretien est consigné et documenté dans un rapport.