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Les informations présentes sur ce site ne seront plus mises à jour à partir du 29 juin 2022. A partir de ce moment, vous retrouverez toutes les informations mises à jour du SPF Stratégie et Appui (BOSA) sur le site www.bosa.belgium.be.

Evaluation et stage

Sur cette page, nous tentons de donner un aperçu des questions fréquemment posées sur l'influence qu'a le coronavirus COVID-19 sur l'application du statut du personnel fédéral en matière d'évaluation et de stage. Vous trouverez aussi en bas de page les liens vers la réglementation et les messages d'actualités déjà publiés jusqu'à présent.
 

1) Entretiens et délais

2) Entretiens - modalités - Vidéoconférence (utilisation des TIC)

3) Mention d’office (article 6) et dispense de service

4) Périodes & évaluation

5) Stage

 

1) Entretiens et délais

  • Les mesures liées au coronavirus COVID-19 empêchent-elles la tenue des entretiens ?

    Non, les mesures liées au coronavirus COVID-19 n’empêchent pas la tenue des entretiens.

  • Les entretiens de planification doivent-ils être suspendus ?

    Non. Les entretiens de planification ne sont pas reportés du fait des mesures liées au coronavirus COVID-19. Il n’existe aucun obstacle juridique à la tenue des entretiens. La continuité du processus d’évaluation n’est pas entravée par la situation de travail exceptionnelle du fait de la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19.

    Les entretiens se tiennent selon les règles de l’arrêté royal du 24 septembre 2013 relatif à l’évaluation dans la fonction publique fédérale (l’AR évaluation).

    Le fait de travailler à domicile, plus qu’habituellement, en raison des mesures prises dans le cadre de la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19, n’a pas d’incidence sur le processus d’évaluation.

  • Quand un délai est-il dépassé et quelles en sont les conséquences ?

    Dans l’AR évaluation, tous les délais (sauf celui pour introduire un recours) sont des délais d’ordre, ce qui signifie qu’il n’y a pas de sanction ou de blocage si ils sont dépassés. Ils sont indicatifs. Le délai de 20 jours ouvrables pour introduire un recours est un délai de rigueur. Les conséquences juridiques du dépassement d’un délai dépendent de sa nature (ici délai d’ordre ou délai de rigueur) ou de la disposition qui le prévoit. 

    Pour les délais d’ordre, leur éventuel dépassement sera apprécié par l’instance de recours qui serait saisie. Pour le délai de rigueur (délai pour introduire un recours), doctrine et jurisprudence enseignent que son dépassement entraine la forclusion à agir.

  • Les entretiens de planification sont-ils tardifs en raison de la crise sanitaire COVID-19 ?

    Non. Le « délai » pour tenir un entretien de planification est un délai d’ordre. En d’autres termes, il est indicatif et un éventuel décalage dans le temps de la tenue de l’entretien de planification n’implique pas nécessairement qu’il serait « tardif ». En effet, l’AR évaluation prévoit ni plus ni moins que l’entretien de planification doit avoir lieu « dès le début de la période » (article 7, alinéa 3). Il ne s’agit donc pas d’une date fixe, voire même d’un moment figé, au cours d’une période.

    L’appréciation du respect de la condition temporelle de « début de période » pour la tenue de l’entretien de planification varie selon les circonstances : la période, son début et sa durée, en tenant compte d’éventuelles absences, voire d’autres facteurs d’influence imprévisibles empêchant ou retardant la tenue dudit entretien,…

    Ainsi, pour une période débutant le 1er janvier, en cas de recours, l’entretien de planification mené en juin sans explication particulière ne sera pas considéré comme ayant eu lieu en début de période.

    Par contre, pourrait être considéré comme ayant lieu en début de période, l’entretien de planification en juin justifié par la situation de travail exceptionnelle depuis le 18 mars suite à la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19 et au cours de laquelle l’entretien n’aurait pas pu avoir lieu en raison par exemple de la maladie de l’évaluateur, de l’absence de matériel permettant les vidéoconférences, etc.

  • Dans quel cas un entretien de planification est-il tardif ?

    La question de la tardiveté d’un entretien de planification ne se pose concrètement qu’en cas de recours contre la mention d’évaluation ; elle s’apprécie au cas par cas selon le début et la fin de la période, sa durée, celui qui se réclame de la tardiveté, les conséquences de cette tardiveté, un éventuel cas de force majeure (que constitue la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19), …

    A supposer qu’un retard soit constaté, cela n’invalide pas la mention. C’est encore l’instance de recours qui apprécie l’incidence dudit dépassement sur la mention et, si la Commission de recours a proposé l’attribution d’une autre mention, c’est au final au fonctionnaire dirigeant d’attribuer la mention définitive.

    Exemple de tardiveté avec conséquence sur l’évaluation : si aucune circonstance particulière n’explique le retard de la tenue de l’entretien et que ce retard a empêché l’évalué de disposer de suffisamment de temps pour atteindre les objectifs convenus dans l’entretien de planification, cette tardiveté pourrait constituer un argument en faveur de l’évalué s’il devait contester sa mention d’évaluation.

  • La notification d’un rapport et d’une mention d’évaluation doit-elle être reportée ?

    Non. Le processus d’évaluation se poursuit normalement. Les parties veillent à respecter les délais d’ordre. L’évalué respecte le délai de rigueur pour l’introduction de son éventuel recours.

2) Entretiens - modalités - Vidéo conférence (utilisation des TIC)

  • Les entretiens d’évaluations et les entretiens de stage peuvent-ils avoir lieu via Skype ?

    Oui. L’utilisation des TIC et particulièrement des systèmes de vidéoconférence pour la tenue des entretiens est recommandée. Exemple d’applications le permettant : skype, Microsoft teams, … Les entretiens se tiennent dans les conditions fixées par l’AR du 24/09/2013. La forme des entretiens (« discussion suivie avec une ou plusieurs personnes », Larousse) n’étant pas réglementée, elle n’est pas limitée à un entretien en présence physique des intéressés mais peut se faire notamment par vidéoconférence.

  • Quid de la présence d’un représentant syndical ?

    La jurisprudence du SPF BOSA de laisser un membre du personnel qui en fait la demande être assisté lors de ses entretiens, bien que cela ne soit pas prévu dans l’AR du 24/09/2013 ni dans le Statut syndical pour les représentant syndicaux, n’est pas altérée par la situation exceptionnelle engendrée par les mesures urgentes prises par le gouvernement afin de lutter contre la propagation du coronavirus COVID-19.
    Il faut juste s’assurer que les parties à un entretien disposent des conditions matérielles leur permettant de tenir l’entretien en vidéo conférence.

  • Quid de la confidentialité avec la vidéoconférence ?
     
    L’AR évaluation ne définit pas de règle de confidentialité spécifique pour la tenue des entretiens ; il détermine seulement entre qui ont lieu les différents entretiens.

  • Des problèmes médicaux empêchent-ils la tenue des entretiens ?

    Si un membre du personnel est malade, l’absence pour cause de maladie reporte l’entretien comme prévu dans l’AR évaluation.

  • Un handicap empêche-t-il la tenue des entretiens ?

    Le caractère virtuel d’un entretien ne constitue a priori pas un empêchement pour les personnes handicapées. Le membre du personnel handicapé qui est en télétravail et dispose d’aménagement lui permettant la tenue de l’entretien n’est effectivement pas empêché.
    Les éventuelles situations d’empêchement d’avoir l’entretien du fait du handicap doivent être appréciées au cas par cas.

    Ainsi :

    • si le membre du personnel handicapé est en télétravail, dispose d’aménagement lui permettant la tenue de l’entretien mais dans des conditions d’inconfort ou de stress qui seraient préjudiciables, il est préférable de reporter l’entretien à son retour physique sur son lieu de travail

    • si le membre du personnel handicapé est en télétravail et ne dispose pas d’aménagement lui permettant la tenue de l’entretien, l’entretien est reporté à son retour physique sur son lieu de travail.

  • Quid de la videoconférence pour un membre du personnel qui ne disposerait pas du matériel informatique nécessaire à domicile ?
    Ce cas, marginal, empêche la tenue de l’entretien par vidéoconférence. S’il n’existe aucun moyen alternatif pour avoir l’entretien, sa tenue peut être différée à la reprise du travail sur le lieu de travail.

  • Quid du membre du personnel qui refuse d’utiliser l’outil de vidéoconférence ?

    Si un outil de vidéoconférence est mis à la disposition d’un membre du personnel par son département, que son service fédéral fait usage de cet outil pour les évaluations et qu’il refuse d’utiliser l’outil d’application choisi par son département, il s’expose à des poursuite disciplinaire. Il refuse en effet de respecter les directives de sa hiérarchie.

  • Quid en cas de refus de la vidéoconférence pour l’entretien de planification ? La médiation est-elle possible ? Quid en cas de recours ?

    En ne réagissant pas à l’invitation à un entretien de planification (ou de fonction) ou en refusant l’entretien, le membre du personnel marque son désaccord et implique la médiation prévue à l’article 7 de l’AR du 24/09/2013, laquelle peut avoir lieu via les mêmes moyens alternatifs de communication. Si l’évalué refuse ou ne réagit pas, cela oblige l'évaluateur à constater l'échec de la médiation, et le directeur/directeur général à déterminer unilatéralement les objectifs de prestation et de développement.

  • Quid de la tenue d’un entretien par téléphone ?

    Tenir un entretien par téléphone est techniquement possible puisqu’il permet d’avoir une conversation soutenue entre les intéressés. Toutefois, et compte tenu de la jurisprudence du SPF BOSA conseillant de tenir les entretiens entre 4 yeux, si l’entretien vidéo n’est pas possible et si le collaborateur s’oppose à l’entretien téléphonique en raison de l’impossibilité de voir son interlocuteur, il est opportun de préférer reporter l’entretien.

3) Mention d’office (article 6) et dispense de service

  • L’éventuelle dispense de service spécifique à la crise sanitaire actuelle est-elle prise en compte dans la comptabilisation des absences ?

    Oui, l’éventuelle dispense de service spécifique à la crise sanitaire actuelle est prise en compte dans la comptabilisation des absences (avec ancienneté pécuniaire) de l’article 6 de l'AR du 24/09/2013.
     

4) Périodes & évaluation

  • Quid de l’évaluation en cas de mise à disposition temporaire prévue dans le cadre de la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19 ?

    L’évaluation s’effectue dans le service fédéral du membre du personnel mis temporairement à disposition et la période en cours se poursuit.

  • Quid de l’appréciation de l’atteinte des objectifs en termes de rendement ?

    Les objectifs à atteindre sont ceux convenus lors de l’entretien de planification entérinés dans le rapport. Les organisations veilleront toutefois à ce que les circonstances exceptionnelles liées à la crise sanitaire actuelle ayant eu un impact sur le rendement de membres du personnel ne constituent pas un motif d’attribution de mention d’évaluation négative. On pense aux membres du personnel dont les conditions de travail à domicile sont rendues difficiles en raison du confinement (enfants en bas âges requérant des soins et une attention réguliers, famille nombreuse dans intérieur exigu empêchant de travailler dans un environnement calme, …).

5) Stage

  • La continuité du processus de stage est-elle empêchée en raison de la crise sanitaire ?

    Si elle n’est pas optimale, la continuité du processus de stage n’est pas empêchée par le télétravail exceptionnel du fait de la crise sanitaire.
    Seul l’examen des dossiers soumis à la commission de recours en matière d’évaluation serait retardé, du fait de la suspension des procédures devant les commissions de recours en matière d’évaluation. En l’attente d’une décision ou d’une proposition de la commission compétente dans un dossier de stage, le stage se poursuit.

  • Quid de l’entrée en service durant la crise sanitaire ?

    Nous conseillons à chaque organisation d'examiner attentivement si le stagiaire peut être équipé de l'équipement nécessaire, quelles tâches peuvent lui être assignées ainsi que les possibilités d’être encadré à distance. Si les circonstances ou la nature de la fonction ne le permettent pas, il est préférable de reporter l’entrée en service.

Dernière mise à jour le 30 avril 2020.