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Décisions RH: dégel et responsabilisation

Date: 

Le conseil des Ministres du 30 avril 2015 a approuvé les projets de circulaires 644 et 645 relatives au monitoring fédéral en remplacement de la circulaire du 18 décembre 2014. Ces circulaires fixent un cadre dans lequel une politique RH responsable et transparente dans un processus cyclique et permanent est intégrée.

Contexte 

Le lancement du programme d’économies 2015-2019 que le gouvernement a défini et imposé aux services publics fédéraux, services publics de programmation, corps spéciaux, OIP et IPSS s’est doublé d’un gel de toutes les décisions RH à partir du 1er janvier 2015.

Après une première analyse des risques de dépassement des crédits généralisé à toute la fonction publique sur base des données de janvier 2015 et les adaptations budgétaires, le gouvernement souhaite maintenant rendre aux services la plus grande autonomie en contrepartie de l’effort substantiel qui est demandé pour assurer la réalisation du plan d’économie pluriannuel.

    

Analyse des risques

Principe

       
Le manager est au centre de la gestion du risque pour les entités dont il a la charge. Il assure ses responsabilités en concertation avec l’Inspection des Finances.

Le gouvernement, en charge du plan global d’économie pluriannuelle, assure 3 fois l’an un monitoring du risque dans lequel toutes les entités ont vocation à être évaluées de la même façon.

Dispositif

   
Le monitoring de risque devient, à partir de mai 2015, un processus cyclique permanent. L’ambition poursuivie ici est d’étendre à terme l’évaluation régulière du risque futur à toutes les entités fédérales.

Le monitoring de risque est basé sur des KPI clairement définis dans une méthodologie normée sur base de laquelle le risque de dépassement peut être évalué de manière fiable et auditable pour tous les services.

Les entités vérifient trois fois par an, sur base des données salariales de janvier, mai et septembre, l’évolution du risque de dépassement et la marge disponible pour pouvoir prendre des décisions. La collecte des données est organisée chaque mois afin de permettre à la plateforme Sepp de traiter les données de toutes les entités et des providers dans un délai raisonnable.
     

Mécanisme d'enveloppe

Une enveloppe de personnel est l’ensemble des moyens budgétaires qui permet à chaque manager de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible.

Avant la prise de toute décision RH qui suppose un coût, chaque manager est tenu d’en évaluer l’impact sur son enveloppe. Pour autant qu’il respecte cet engagement et assure la transparence des décisions prises, le management est autonome, après avis de l’IF, pour engager l’Etat pour des relations de travail à court et long terme.

Les différents dispositifs de planification du personnel (plan de personnel, cadre du personnel,…) restent en vigueur. Pour les SPF et les SPP, le plan de personnel n’est plus soumis à l’accord préalable des Ministres de la fonction publique et du budget.

Ce mécanisme de l’enveloppe est désormais étendu à une centaine d’entités soumises au plan d’économie du gouvernement : SPF, SPP, IPSS, Corps spéciaux, OIP payées par le SCDF.

       

Levée du gel

Les mesures de gel prévues par la décision du Conseil des Ministres du 18/12/2014 sont levées. Chaque décideur est tenu de vérifier l’impact de chacune de ses décisions avant de les mettre en œuvre. Dans ce contexte, le rôle de l’inspecteur des Finances, commissaire du gouvernement ou délégué du ministre du Budget comme partenaire permanent du contrôle interne est accentué de même que son rôle de conseil et de suivi de qualité des processus de monitoring.

  • Pour toutes les décisions dont l’impact est de 12 mois ou moins, l’avis de l’IF suffit. 
  • Pour toutes les décisions qui impactent la marge de façon structurelle une évaluation de la marge (KPI4-KPI5) peut être faite par les services à partir des données de base fournies par la plateforme SEPP et des paramètres de gestion que le service détermine.

Les services qui disposent du cash flow suffisant ont d’ores et déjà la possibilité de mettre en place, en accord avec leur inspecteur des Finances, commissaire du gouvernement ou délégué du ministre du Budget, la mise en œuvre des décisions urgentes qui n’impactent pas leur cash flow sur plus de 12 mois.
Des mesures transitoires sont prévues pour la Défense, la Police, les IPSS et les Diplomates qui disposent de leurs propres systèmes d’évaluation pour leur permettre de converger vers la méthodologie commune d’analyse de risque et de calcul de la marge. 
          
             

Mise en oeuvre

Trois fois par an, le Conseil des ministres reçoit le monitoring qui présente le risque de dépassement de crédits de toutes les entités sur base des KPI 1, 2 et 3 établis selon une méthodologie normée.

Les services qui le souhaitent peuvent alors évaluer leur marge décisionnelle sur base des KPI 4 et 5 afin d’identifier leurs décisions opérationnelles. Alors que les KPI 2 et 3 sont calculés forfaitairement suivant une méthodologie normée, la marge peut être calculée par le service en intégrant des paramètres personnalisés dans le KPI 4.

De même, la Task Force met à disposition des estimateurs de coût standard pour évaluer l’impact des décisions mais les services peuvent estimer un coût propre.

Pour prendre des décisions qui impactent sa marge pour plus de 12 mois, le manager :   

  • évalue sa marge T et T+1 conformément à la méthode en intégrant des paramètres personnalisés
  • complète un rapport de marge standard avec les décisions structurelles (impact >12 mois) qu’il souhaite prévoir dans la marge structurelle T+1 et le soumet à l’avis de l’inspecteur des Finances
  • intègre les décisions autorisées en veillant à ce qu’un lien unique existe avec l’avis de l’IF
  • communique les décisions approuvées ainsi que le dossier d’approbation à son Ministre compétent et aux Ministres de la Fonction publique et du Budget. 
     

Dernière mise à jour le 30 avril 2015.