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III. Numérisation et nouvelles technologies

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NWoW: réseaux et collaborations virtuels

Votre organisation souhaite offrir à ses collaborateurs la possibilité de télétravailler? Ou veut-elle que ses collaborateurs utilisent l’environnement de travail de façon optimale et qu’ils trouvent à chaque fois le bureau le mieux équipé pour la tâche à exécuter? Si c’est le cas, il va de soi que les processus doivent être numérisés et que l’organisation adopte les nouvelles technologies.

Pour pouvoir convenablement numériser des processus, il faut d’abord bien les connaître. Peut-être sont-ils précisément décrits et bien documentés? Mais peut-être faut-il les confronter à la réalité quotidienne et à la pratique? Un screening s’impose.

La méthodologie LEAN peut être utile pour y arriver. Elle permettra non seulement de découvrir la pratique grâce à l’aide des collaborateurs, mais aussi de mettre le doigt sur les gaspillages et de très rapidement constater les points d’action sur le plan de la numérisation.

Numériser ne signifie pas uniquement scanner. L’objectif est de pouvoir travailler avec les informations scannées. Il est essentiel d’ajouter des métadonnées. Numériser des processus se résume souvent à créer des bases de données, à les relier entre elles et à prévoir des interfaces, comme des formulaires web. Il est ici conseillé de faire appel à vos collègues du service ICT.

La numérisation repose par ailleurs sur une bonne gestion des documents et des archives. Pour l’aspect gestion des documents, vous pouvez aussi faire appel au SPF Stratégie et Appui, car la Gestion des connaissances et la bonne gestion des documents font partie de notre offre d’accompagnement. Pour l’aspect archives, vous pouvez vous adresser aux collaborateurs des Archives de l’État. Ils assurent un support professionnel et savent exactement quels documents il convient de conserver. Les Archives de l’État ont indiqué pour chaque organisation une personne de contact pour gérer au mieux chaque demande.

Outre la numérisation, il y a la mise en place de nouvelles technologies au sein de votre organisation. Pour pouvoir télétravailler, il faut avoir des outils ICT portables à sa disposition. Les applications utilisées doivent pouvoir être commandées à distance d’une façon sécurisé. Le collaborateur doit aussi être joignable via différents canaux afin d’être capable de faire par exemple des conversations par chat ou des vidéoconférences. Le service ICT de votre organisation est ici aussi le mieux placé pour régler tous ces points.

Si votre organisation souhaite bénéficier d’un soutien pour introduire la méthodologie LEAN, une aide dans le cadre d’une analyse de processus ou d’une description de processus ou un accompagnement dans le domaine de la gestion des connaissances ou la bonne gestion des documents, elle peut faire appel au SPF Stratégie et Appui.

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Dernière mise à jour le 16 mars 2017.