De ministerraad van 23 juni 2006 heeft besloten dat elke overheidsorganisatie verplicht is om elke twee jaar een tevredenheidsmeting uit te voeren. Deze tevredenheidsmeting kan uitgevoerd worden bij de klanten (burgers en ondernemingen) of de stakeholders van de overheidsdienst, maar ook bij de eigen medewerkers.
Naar aanleiding van dit besluit heeft de FOD Beleid en Ondersteuning een eigen aanpak voor personeelstevredenheidsmetingen ontwikkeld en een contract afgesloten met een externe partner voor de technische ondersteuning (webhosting, gegevensopslag, automatische gegevensverwerking). Alsje een tevredenheidsmeting wil organiseren, kan je rekenen op de ondersteuning en begeleiding van de FOD Beleid en Ondersteuning .
Definitie
Een personeelstevredenheidsmeting is een onderzoeksmethode waarbij gepeild wordt naar de tevredenheid en betrokkenheid bij de medewerkers. In de meting wordt er gepeild naar zowel de algemene tevredenheid, de motivatie als de mate van tevredenheid over verschillende deelaspecten van het werk en de organisatie.
Doel
Personeelstevredenheidsmetingen zijn een extra instrument om je relatie met je medewerkers te optimaliseren. Op basis van de resultaten kan je concrete acties ondernemen die de betrokkenheid van de medewerkers verhoogt en de algemene sfeer en arbeidsomstandigheden in je organisatie verbetert.
Aanpak
Onderzoeksmethode en vragenlijst
De vragenlijst is gebaseerd op zes vaste thema’s. In elk thema worden een aantal stellingen voorgelegd aan de medewerkers. Op basis van de scores die zij aan deze stellingen toekennen, wordt de tevredenheid per thema berekend. De verschillende thema’s (domeinen) zijn: jobinhoud, relatie met de directe leidinggevende, arbeidsomstandigheden, organisatiecultuur, doorgroeimogelijkheden en communicatie. Elk domein is vervolgens ingedeeld in een aantal subdomeinen.
Om de verwerking van de gegevens zo eenvoudig en snel mogelijk uit te kunnen voeren, worden de enquêtes bij voorkeur on-line gepubliceerd en ingevuld.
Communicatieplan
- Voor de enquête: Om betrouwbare resultaten te krijgen en deze te kunnen veralgemenen voor het voltallige personeel, is een voldoende hoge responsgraad nodig. Kondig enkele weken voor de enquête je project aan en geef duidelijke informatie over het doel van de enquête, de manier waarop ze afgenomen zal worden, de garanties in verband met anonimiteit en vertrouwelijkheid, … Je kan hiervoor een combinatie van affiches, nieuwsbrieven, infosessies en de website gebruiken.
- Tijdens de enquête: Tijdens de periode waarin de enquête afgenomen wordt, moet je blijven communiceren om de respons te stimuleren. Dit kan heel eenvoudig gebeuren door bijvoorbeeld een herinneringsmail te versturen of de enquête nog eens te vermelden in een nieuwsbrief.
- Na de enquête: Daags na de enquête kan je al de eerste tendensen en grote lijnen van de resultaten bekend maken via je intranet of nieuwsbrief. Het volledige rapport met alle resultaten plaats je later op je intranet en stel je eventueel voor inzage ter beschikking bij bijvoorbeeld de stafdienst P&O.
Actieplan
De resultaten van de enquête moeten leiden tot acties en verbeterpunten. Dankzij de verschillende domeinen en subdomeinen in de enquête, kan je heel concrete acties voorstellen die direct inspelen op de zwakke punten van je organisatie. De verschillende acties bundel je samen in één actieplan. Dit actieplan maak je bekend bij je doelgroep, alsook een regelmatige stand-van-zaken over de uitvoering van de acties.
Naast een transparante communicatie en een concreet actieplan, is de steun van de voorzitter en het directiecomité cruciaal voor het slagen van je project. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers over het project, zij kunnen de medewerkers aanmoedigen om deel te nemen aan de enquête en zij worden ook betrokken bij het opmaken en uitvoeren van het actieplan. Zij hebben met andere woorden een grote rol als voortrekker van het project.
Tevredenheidsmetingen meten de perceptie van de medewerkers. De resultaten van de metingen dienen daarom steeds aangevuld te worden met feitelijke indicatoren.
Heb je een tevredenheidsmeting laten uitvoeren in samenwerking met de FOD Beleid en Ondersteuning, dan kan je de resultaten van je eigen organisatie vergelijken (benchmarken) met andere overheidsdiensten. Dit laat je ook toe om goede praktijken met andere overheidsdiensten uit te wisselen.