Een project tot een goed einde brengen is niet eenvoudig. Er komt veel organisatie bij kijken, er zijn verschillende partijen bij betrokken, je moet rekening houden met risico’s en weerstand, …. Een goede en gestructureerde organisatie van het project, duidelijke afspraken en beschikbare templates kunnen het werk verlichten en bijdragen tot een vlot verloop van je project.
Definitie
Projectwerking, of projectmanagement, is de wijze waarop je een project organiseert. De voorbereiding, uitvoering en afronding worden uitgevoerd volgens een vaste aanpak en gedocumenteerd in gestandaardiseerde templates.
Doel
Met het invoeren van projectwerking in je organisatie, worden de slaagkansen van je projecten verhoogd. De uniforme aanpak en templates dragen bij tot een gemeenschappelijke werkwijze en een gedeelde kennis over de verschillende diensten heen.
Principes
Elke overheidsdienst ontwikkeld een eigen aanpak en templates voor het organiseren van hun projecten. Ongeacht welke aanpak je voor je organisatie uitwerkt, volgende principes gelden:
- Fasering
Om een project beheersbaar en gestructureerd te laten verlopen, deel je het project op in een aantal fases. Elke fase eindigt met een eindresultaat en een “go/no go-beslissing”.
Na een "go-beslissing" kan je naar de volgende fase gaan. - Actoren
Bij de uitvoering van een project zijn verschillende partijen betrokken: de stuurgroep, de sponsor, de projectleider, de projectgroep en de werkgroepen. Elk van deze partijen heeft verschillende rollen en taken. Hoe hoger je in de structuur zit, hoe meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden je hebt. - Rapportering
Om de rapportering tussen de verschillende partijen vlot en duidelijk te laten verlopen, wordt er binnen projectmanagement gewerkt met een aantal vaste templates.