Niet enkel de evaluator bepaalt het resultaat van de evaluatie van een mandaathouder. Een belangrijke rol is weggelegd voor de geëvalueerde zelf, in de vorm van een zelfevaluatie.
Om de objectiviteit van de evaluatieprocedure van de voorzitters te garanderen, wordt verplicht een extern bureau ingeschakeld.
Geëvalueerde
Elke mandaathouder wordt tijdens zijn mandaat op verschillende tijdstippen geëvalueerd. Voor ieder van hen is de evaluatie een leerproces waarbij het aspect "lerende organisatie" nooit uit het oog mag worden verloren. De eerste doelstelling van een evaluatie mag nooit bestraffen zijn, maar wel het verbeteren van het prestatievermogen van het individu en bij uitbreiding de ganse organisatie.
Evaluator
Algemeen principe
Iedere mandaathouder wordt geëvalueerd door een eerste evaluator (zijn onmiddellijk hiërarchische meerdere) bijgestaan door een tweede evaluator (de meerdere van de onmiddellijk meerdere). Deze laatste staat in voor de objectiviteit van het proces.
Afwijkingen
Voor de voorzitters van de POD’s en de voorzitters van het directiecomité van de FOD’s, de administrateur-generaal of adjunct-administrateur-generaal van de OISZ’s en ION’s, de directeur-generaal of adjunct-directeur-generaal des OIP, is er een andere systeem van toepassing:
1) In de FOD’s en POD’s is de minister of de staatssecretaris de enige evaluator met betrekking tot de evaluatie van de voorzitter van het directiecomité of de voorzitter. Hij wordt verplicht bijgestaan door een extern bureau.
2) In de OISZ’s:
- gebeurt de evaluatie van de administrateur-generaal door de voogdijminister op voorstel van het beheerscomité. Indien de evaluatie door de voogdijminister niet plaatsvindt binnen een termijn van twee maanden na de verzending van het voorstel wordt het voorstel van het beheerscomité definitief
- gebeurt de evaluatie van de adjunct-administrateur-generaal door de voogdijminister op voorstel van het beheerscomité en van de administrateur-generaal. Indien de evaluatie door de voogdijminister niet plaatsvindt binnen een termijn van twee maanden na de verzending van het voorstel wordt het voorstel van het beheerscomité en van de administrateur-generaal definitief
3) In de ION’s:
- wordt de evaluatie verwezenlijkt door de minister, voor wat betreft de administrateur-generaal of de adjunct-administrateur-generaal, de directeur-generaal of de adjunct-directeur-generaal.
De minister wordt verplicht bijgestaan door een extern bureau.
Extern bureau
De reglementering voorziet in de verplichte ondersteuning van de evaluator (minister of staatssecretaris) door door een 'extern bureau' tijdens de evaluatieprocedure van de voorzitters, de voorzitters van het directiecomité, de administrateur-generaal of de adjunct-administrateur-generaal van de ION's. De hoofddoelstelling van het extern bureau bestaat erin de evaluatie te objectiveren en te structureren.
Het heeft als taken:
- de zelfevaluatie van de voorzitter te analyseren
- alle bijkomende of tegenstrijdige informatie inzake de evaluatie-elementen te verzamelen
- het evaluatiegesprek voor te bereiden en te structureren voor de evaluator
- in te staan voor de opvolging van het evaluatiegesprek.
Het extern bureau vervangt in geen geval de minister of staatssecretaris. Die beleidsverantwoordelijke blijft de enige evaluator.
De tussenkomst van een extern bureau vormt een garantie voor objectiviteit tijdens het evaluatieproces van de voorzitters terwijl deze rol voor de andere mandaathouders zal worden opgenomen door de tweede evaluator.